Как создавать и использовать шаблоны в Gmail (и настроить автоответчик)
Если вы обнаружите, что постоянно отправляете одно и то же электронное письмо, встроенная функция шаблонов Gmail поможет вам. Этот учебник проведет вас через процесс настройки и использования шаблонов в Gmail, что позволит вам быстро вставлять часто используемый текст и даже автоматизировать ответы на те электронные письма, которые вы должны отправлять снова и снова.
В зависимости от вашей сферы деятельности вам могут снова и снова задавать одни и те же вопросы по электронной почте. Без шаблонов вы можете создавать несколько копий электронной почты в черновиках или иметь текст электронной почты в заметках и копировать и вставлять его при необходимости. Это работает, но не очень эффективно.
С помощью функции шаблонов в Gmail вы можете создать часто используемое электронное письмо и сохранить его для использования при необходимости. Позже вы можете вставить этот шаблон всего несколькими щелчками мыши, и он заполнит тело письма сохраненным текстом. Реальная экономия времени!
Кроме того, вы можете создавать фильтры со своими параметрами, и когда вы получаете электронное письмо, соответствующее этим параметрам, Gmail автоматически отвечает на это письмо с помощью сохраненного вами шаблона. Это отлично работает, например, для запросов обслуживания клиентов.
Мы покажем вам, как настроить и использовать все эти функции, позволяющие сэкономить время.
Примечание. Шаблоны Gmail доступны только на компьютере. Вы не можете включить, создать или использовать их в приложениях Gmail на iPhone, iPad и телефоне Android. Они также не работают в мобильной версии Gmail в телефонном браузере.
Как создавать шаблоны писем в Gmail
1) Посетите Gmail в браузере компьютера и войдите, используя свою учетную запись Google, если вы еще этого не сделали.
2) Щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите Просмотреть все настройки.
3) Нажмите Дополнительно.
4) Включите шаблоны и нажмите «Сохранить изменения».
5) Вернитесь на экран «Входящие» и нажмите «Создать», чтобы создать новое электронное письмо.
6) Введите текст сообщения электронной почты и отформатируйте его так, как хотите.
7) Когда вы закончите составление электронного письма, щелкните значок с тремя точками и выберите «Шаблоны» > «Сохранить черновик как шаблон» > «Сохранить как новый шаблон».
8) Дайте вашему шаблону имя и нажмите Сохранить. Теперь вы можете закрыть черновик и оставить его сохраненным или удалить.
Используйте или вставьте сохраненный шаблон электронной почты в Gmail
1) Посетите Gmail в веб-браузере и создайте новое электронное письмо или ответьте на него.
2) Нажмите на значок с тремя точками. Теперь выберите «Шаблоны» и выберите сохраненный шаблон под Вставить шаблон заголовок.
3) Текст шаблона появится в теле письма. Если вы создаете новое электронное письмо, поле темы также будет заполнено тем, что сохранено в шаблоне. Вы можете отправить его как есть или внести небольшие изменения, прежде чем нажать кнопку отправки.
Создавайте фильтры и автоответчик с сохраненным шаблоном
Представьте себе ситуацию, когда вы являетесь владельцем бизнеса, и люди часто спрашивают вас по электронной почте о вашем рабочем времени, цене, номере телефона, районе доставки, информации о доставке и т. д. Вы можете создать несколько шаблонов электронной почты, отвечающих на эти вопросы, а затем настроить фильтры для автоматического ответа.
После этого, когда человек отправляет вам электронное письмо со словами вроде «рабочее времяGmail автоматически ответит выбранным шаблоном электронной почты, в котором указано, какое у вас рабочее время.
Вот как использовать шаблоны и фильтры Gmail для автоматического ответа на входящие электронные письма:
1) Выполните описанные выше шаги, чтобы создать один или несколько шаблонов.
2) Перейдите на экран «Входящие» Gmail и нажмите кнопку параметров поиска в правой части верхней панели поиска.
3) Введите нужный параметр или фильтр и нажмите Создать фильтр. Например, я хочу автоматически отвечать, если в полученном электронном письме есть слова ‘рабочее время.’ Итак, я поставил ‘рабочее время‘ в разделе ‘Есть слова’. Вы можете установить то, что работает для вас. Обратите внимание, что вам не нужно заполнять все поля, а только те, которые вам нужны.
4) Установите флажок «Отправить шаблон» и выберите шаблон, который вы создали ранее.
5) Наконец, нажмите Создать фильтр.
Чтобы убедиться, что это работает правильно, используйте другую учетную запись электронной почты и отправьте электронное письмо на эту учетную запись, которая соответствует параметру, установленному выше. В приведенном ниже примере я отправил электронное письмо с просьбой рабочее время.
В течение примерно 30 секунд после отправки электронного письма вы получите автоматический ответ с текстом шаблона, который вы установили для таких электронных писем.
Шаблон письма на iPhone
Как указывалось ранее, шаблоны Gmail доступны только в веб-браузере на компьютере. Итак, если у вас есть iPhone и вы хотите использовать шаблоны, вам придется полагаться на обходной путь, который включает использование приложения Notes вместе с приложением электронной почты. Вот как:
- Сохраните текст шаблона в приложении Apple Notes.
- Если вам нужно использовать этот текст в электронном письме, откройте эту заметку и нажмите кнопку «Поделиться».
- Убедитесь, что рядом со значком приложения Notes написано «Отправить копию» (а не «Совместная работа»), и выберите приложение «Почта» или «Gmail». Приложение Apple Mail, похоже, сохраняет большую часть форматирования, например гиперссылки, в то время как приложение Gmail может удалить некоторые из них.
- Текст из этой заметки автоматически появится в поле тела нового письма. Введите адрес электронной почты получателя, введите строку темы и нажмите кнопку «Отправить».
Обратите внимание, что вы можете использовать этот совет только для новых электронных писем, и его нельзя использовать для ответа на существующее электронное письмо с вашего iPhone. Конечно, вы можете скопировать текст из приложения Notes и вставить его куда угодно.
Делайте больше в Gmail:
